Urbanhire Jobseeker

Administration Staff Job Description Template

29

Sep 2016

Template Deskripsi Kerja Administration Staff

Objektif:

Administrator menyediakan dukungan kantor dan administrasi untuk tim atau individu. Peran ini sangat penting untuk kelancaran bisnis. Tugas dapat mencakup panggilan telepon lapangan, menerima dan mengarahkan pengunjung, pemrosesan kata, membuat spreadsheet dan presentasi, dan pengarsipan. Selain itu, Administrator sering kali bertanggung jawab atas proyek dan tugas tertentu, serta mengawasi pekerjaan staf junior.

Asisten Administrasi memberikan dukungan kepada manajer, karyawan lain, dan pengunjung kantor dengan menangani berbagai tugas untuk memastikan bahwa semua interaksi antara organisasi dan orang lain positif dan produktif. Para profesional ini juga dapat disebut sebagai Koordinator Administratif atau Spesialis Administrasi.

Kami mencari master multi-tasker dengan keterampilan komunikasi yang baik dan sikap optimis. Calon harus dapat membantu manajemen dan semua pengunjung ke perusahaan dengan menangani tugas-tugas kantor, memberikan bantuan yang sopan dan profesional melalui telepon, surat, dan email, membuat pemesanan atau pengaturan perjalanan, dan secara umum menjadi kehadiran yang bermanfaat dan positif di tempat kerja.

Untuk menjadi sukses sebagai Asisten Administrasi, kandidat harus profesional, sopan, dan penuh perhatian sementara juga akurat. Mereka harus selalu siap dan responsif, bersedia untuk memenuhi setiap tantangan secara langsung. Asisten Administrasi harus nyaman dengan komputer, tugas-tugas kantor umum, dan unggul dalam komunikasi verbal dan tertulis. Yang paling penting, Asisten Administrasi harus memiliki keinginan yang tulus untuk memenuhi kebutuhan orang lain.

Tanggung jawab:

  • Mengatur panggilan telepon, menerima dan mengarahkan pengunjung, pengolah kata, membuat spreadsheet dan presentasi, pengarsipan, dan faks
  • Melakukan keterampilan perangkat lunak, serta kemampuan penelitian Internet dan keterampilan komunikasi yang kuat
  • Mempertahankan alur kerja dengan mempelajari metode; menerapkan pengurangan biaya; dan mengembangkan prosedur pelaporan
  • Membuat dan merevisi sistem dan prosedur dengan menganalisis praktik operasi, sistem pencatatan, kontrol bentuk, tata letak kantor, dan persyaratan anggaran dan personel; mengimplementasikan perubahan
  • Mengembangkan staf administrasi dengan memberikan informasi, peluang pendidikan, dan peluang pertumbuhan pengalaman
  • Mengatasi masalah administrasi dengan mengoordinasikan persiapan laporan, menganalisis data, dan mengidentifikasi solusi.

Persyaratan:

  • Pengetahuan tentang sistem dan prosedur manajemen kantor
  • Keahlian manajemen waktu yang sangat baik dan kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan memprioritaskan pekerjaan
  • Perhatian pada keterampilan detail dan pemecahan masalah
  • Keahlian komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik
  • Keterampilan berorganisasi dan perencanaan yang kuat
  • Kemahiran menggunakan MS Office
  • Gelar Associate di bidang terkait
  • Keahlian komputer yang sangat baik, terutama mengetik
  • Perhatian terhadap detail
  • Multilingual mungkin lebih diutamakan atau diperlukan

Urbanhire adalah Platform Rekrutmen terkemuka di Indonesia. Untuk klien, kami membantu dengan menyediakan teknologi ATS (Applicants Tracking System), posting job ke platform multi-channel dan online assessment. Saat ini Urbanhire berpartner dengan LinkedIn untuk Employer BrandingAON untuk Online Assessment, dan Video Interview.

Sebagai salah satu layanan kami, kami memungkinkan Klien kami untuk mendistribusikan pekerjaan mereka ke beberapa portal melalui platform kami dan telah bermitra dengan portal dan agregator seperti Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo dan lainnya.

Administration Staff Job Description Template

Objective:

An Administrator provides office and administrative support to either a team or individual. This role is vital for the smooth-running of a business. Duties may include fielding telephone calls, receiving and directing visitors, word processing, creating spreadsheets and presentations, and filing. Additionally, Administrators are often responsible for specific projects and tasks, as well as overseeing the work of junior staff.

Administrative Assistants provide support to managers, other employees, and office visitors by handling a variety of tasks in order to ensure that all interactions between the organization and others are positive and productive. These professionals may also be referred to as Administrative Coordinators or Administrative Specialists.

We are looking for a master multi-tasker with excellent communication skills and an upbeat attitude. Candidates should be able to assist management and all visitors to the company by handling office tasks, providing polite and professional assistance via phone, mail, and e-mail, making reservations or travel arrangements, and generally being a helpful and positive presence in the workplace.

To be successful as an Administrative Assistant, candidates should be professional, polite, and attentive while also being accurate. They should always be prepared and responsive, willing to meet each challenge directly. Administrative Assistants must be comfortable with computers, general office tasks, and excel at both verbal and written communication. Most importantly, Administrative Assistants should have a genuine desire to meet the needs of others.

Responsibilities:

  • Arranging telephone calls, receiving and directing visitors, word processing, creating spreadsheets and presentations, filing, and faxing
  • Conducting software skills,as well as Internet research abilities and strong communication skills
  • Maintains workflow by studying methods; implementing cost reductions; and developing reporting procedures.
  • Creates and revises systems and procedures by analyzing operating practices, record keeping systems, forms control, office layout, and budgetary and personnel requirements; implementing changes.
  • Develops administrative staff by providing information, educational opportunities, and experiential growth opportunities.
  • Resolves administrative problems by coordinating preparation of reports, analyzing data, and identifying solutions.

Requirements:

  • Knowledge of office management systems and procedures
  • Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
  • Attention to detail and problem solving skills
  • Excellent written and verbal communication skills
  • Strong organisational and planning skills
  • Proficiency in MS Office
  • Associate’s Degree in related field
  • Excellent computer skills, especially typing
  • Attention to detail
  • Multilingual may be preferred or required

Urbanhire is the leading Recruiting Platform in Indonesia. For our clients, we help by providing technology ATS (Applicants Tracking System). We are also partner of LinkedIn, AON for Online Assessment, and video interview.

As one of our services, we enable our Clients to distribute their job to multiple portals through our platform and have been partnering with portals and aggregators such as Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo and others.