Daftar yang Harus Dilakukan Ketika Onboarding untuk Karyawan Baru

| employer-resources

by Urbanhire

Urbanhire – Sesuatu yang lumrah terjadi bila kebutuhan perusahaan terhadap tenaga kerja senantiasa meningkat dari waktu ke waktu. Bila hal ini dialami perusahaan dimana Anda bekerja, tentunya ini menjadi salah satu sinyal bahwa perusahaan kamu berkembang dengan cukup baik. Selain untuk memenuhi berbagai tuntutan produksi yang meningkat, permasalahan seperti pengunduran diri karyawan misalnya menjadi satu dari sekian penyebab masalah kebutuhan akan tenaga kerja. Tidak hanya berhenti di masalah itu, kalau Anda adalah karyawan bagian HR, perekrutan karyawan baru yang tidak memenuhi harapan tentulah menjadi satu masalah tersendiri yang membutuhkan suatu pemecahan. Oleh karenanya, penyusunan program onboarding untuk karyawan baru menjadi suatu keharusan bagi sebuah perusahaan.

Melihat istilah onboarding sendiri, tahukah Anda apa makna sebenarnya istilah ini? Secara sederhana ini bermakna sebuah proses penyesuaian bagi karyawan (terutama karyawan yang baru direkrut) dengan perusahaan dimana ia bekerja. Hal-hal seperti jenis pekerjaan, suasana lingkungan kerja, hingga karyawan lain untuk berinteraksi adalah sebagian hal yang termasuk dalam proses onboarding. Sekali lagi bila Anda adalah karyawan bagian HR, maka Anda perlu menyusun program yang sekiranya dapat membantu karyawan baru dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungan kerjanya. 

Orientasi karyawan atau onboarding  sesungguhnya melibatkan lebih dari apa yang Anda ketahui. Selain hal-hal yang berkatian dengan  informasi bagi karyawan baru, ini juga berisi petunjuk yang membantu karyawan baru untuk bisa terikat secara emosional dengan perusahaan, sehingga rasa betah bagi karyawan baru di perusahaan tempatnya bekerja dapat diwujudkan. Sebagai karyawan baru, Anda akan sangat terbantu dengan program onboarding ini. Program ini meliputi misalnya penciptaan kesadaran sepenuhnya bahwa Anda adalah bagian dari tim dalam perusahaan tempat Anda bekerja. 

Yang harus Anda sadari adalah terdapat efek onboarding yang kurang maksimal dijalankan, yakni antusias dan loyalitas yang minim dari karyawan baru. Bila hal ini terjadi, maka dapat dipastikan kinerja karyawan akan tidak sesuai dengan ekspetasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Selain kurangnya rasa nyaman bagi karyawan, onboarding yang tidak efektif juga dapat menghilangkan kandidat yang potensial bagi perusahaan dikarenakan dalam proses tersebut tidak terdapat panduan yang jelas. Jadi sangatlah penting untuk menjalankan program tersebut secara maksimal sehingga kualitas dari program itu pada akhirnya mampu meningkatkan performa karyawan di kemudian hari. Terkait hal ini, ada daftar berisi hal-hal yang perlu dilakukan ketika onboarding untuk karyawan baru. Apa saja di antaranya?

  • Hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa profile yang terangkum ke dalam berbagai dokumen karyawan baru telah disetujui oleh bagian yang memiliki wewenang tersebut dalam perusahaan Anda (dalam hal ini adalah bagian HRD). Selain demi keperluan pemeriksaan yang lebih mendalam, kegunaan dari profile karyawan tersebut (termasuk latar belakangnya secara resmi) juga ditujukan untuk memastikan bahwa yang bersangkutan telah secara resmi mulai dipekerjakan dalam perusahaan Anda. Berbagai dokumen yang ada kaitannya dengan surat kontrak dan lain sebagainya harus benar-benar dipastikan telah ditanda-tangani oleh karyawan baru tersebut. Hal ini dilakukan untuk lebih memastikan bahwa si kandidat telah memahami benar hak dan kewajibannya sebagai karyawan di perusahaan Anda bekerja. Hak disini mencakup berbagai komponen yang terdapat pada gaji karyawan dan berbagai fasilitas bagi dirinya sebagai karyawan di perusahaan Anda bekerja, termasuk asuransi atau fasilitas lainnya. 
  • Daftar selanjutnya yang perlu Anda tahu terkait onboarding sebelum karyawan baru memulai harinya adalah memastikan berbagai hal telah disiapkan untuk keperluan karyawan tersebut sebelum ia menjalankan tugasnya. Yang termasuk dalam hal ini adalah menyiapkan ruang kerja lengkap beserta kursi serta perlengkapan ruang kerja lainnya. Yang tak kalah pentingnya disini adalah menyiapkan profile dan akun digital karyawan baru tersebut bila memang perusahaan Anda telah ditunjang oleh berbagai sistem teknologi informasi. Setelah hal ini dipastikan siap, tentukan jadwal tersendiri untuk menjalankan program onboarding ini saat karyawan tersebut memulai hari pertamanya di perusahaan Anda bekerja. 
  • Daftar berikutnya terkait onboarding bagi karyawan baru di hari pertamanya bekerja adalah memberikan ia kesempatan untuk lebih mengenal tempatnya bekerja termasuk memberinya peta bangunan perusahaan. Selaku bagian HR, Anda juga bisa mengajaknya berkeliling bangunan perusahaan. Momen ini adalah saat yang cukup tepat untuk memberinya berbagai kunci atau akses yang sesuai dengan tugasnya sebagai karyawan. Agar lebih cair, ada baiknya juga meminta bantuan senior guna memandu karyawan baru tersebut. Mengenalkan karyawan baru tersebut ke karyawan lainnya di perusahaan juga menjadi hal yang sangat disarankan dalam menjalankan program ini. Pengenalan diri disini juga bisa meliputi informasi diri yang lebih bersifat pribadi, misalnya menyangkut hobi ataupun minat sehingga diharapkan akan mulai tercipta interaksi yang harmonis sesama karyawan. 
  • Hal penting selanjutnya untuk menjalankan onboarding yang berkualitas bagi karyawan baru adalah menjadwalkan suatu waktu khusus untuk mengevaluasi penyesuaian dirinya dalam perusahaan Anda. Input yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas onboarding di masa datang pun dapat direncanakan dengan mendengar feedback dari karyawan tersebut. 

Itulah beberapa daftar yang harus dilakukan ketika onboarding bagi karyawan baru. Sebagai bagian senior dari perusahaan, Anda bisa membantu mereka menyesuaikan diri dengan memanfaatkan program onboarding di atas. Dengan penerapan yang tepat, maka karyawan baru akan merasa betah dan menunjukkan kinerja yang apik demi kemajuan perusahaan.

Urbanhire adalah platform yang menggunakan Applicant Tracking System (ATS) yang menjadikan proses perekrutan di perusahaan Anda menjadi lebih mudah dan efisien.