Urbanhire Jobseeker

Executive Assistant Job Description Template

5

Aug 2016

Template Deskripsi Kerja Executive Assistant

Deskripsi Pekerjaan:

Seorang asisten eksekutif umumnya ditemukan menjawab telepon, menyaring pengunjung, membuat pengaturan perjalanan, menyiapkan laporan, mengarsipkan dan mengatur dokumen, mencatat notulen rapat, dan melakukan tugas-tugas dasar pembukuan.

Asisten Eksekutif mendukung tim eksekutif. Anda akan mengelola sebagian besar tugas yang terkait dengan bisnis untuk tim seperti membuat laporan, mengatur perjalanan dan akomodasi, mengambil menit, dan tugas organisasi lainnya. Untuk melakukan peran ini dengan benar, Anda harus memiliki pemahaman terperinci tentang rangkaian lengkap Microsoft Office, menjadi sangat cepat dalam memecahkan masalah dan memiliki pengalaman sebagai asisten eksekutif atau administrasi di masa lalu.

Asisten eksekutif akan menjadi tangan kanan bagi eksekutif tingkat tinggi di perusahaan. Asisten eksekutif mengambil tanggung jawab di luar pengarsipan dan pekerjaan organisasi. Tanggung jawab asisten eksekutif berbeda-beda sesuai dengan siapa mereka membantu. Mereka mungkin bertanggung jawab atas penjadwalan, pemesanan perjalanan, komunikasi masuk dan keluar dan tugas-tugas lain yang diperlukan.

Mereka sering melakukan penelitian dan menyiapkan laporan yang memengaruhi kebijakan perusahaan. Tanggung jawab ini berarti bahwa asisten eksekutif harus benar-benar memahami pekerjaan majikan mereka. Sebagai akibatnya, para pekerja ini juga dapat bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan staf administrasi lainnya.

Tanggung jawab:

  • Menjawab telepon, mengatur janji temu dan mengelola kalender secara akurat
  • Mempersiapkan korespondensi
  • Mencatat dikte dengan cepat dan akurat
  • Membuat dan mengelola sistem pengarsipan dan basis data
  • Atur pengaturan perjalanan bila perlu
  • Mengelola, menyediakan, dan memelihara persediaan kantor
  • Mempersiapkan dan menyerahkan laporan pengeluaran
  • Merencanakan semua acara, rapat, atau makan siang
  • Memelihara fasilitas kantor
  • Bekerja erat dengan eksekutif di proyek
  • Menyelesaikan semua proyek dan penugasan khusus dengan menetapkan tujuan dan prioritas, memelihara kerjasama, memantau kemajuan, dan menyelesaikannya

Kualifikasi:

  • Pengalaman bekerja sebagai asisten atau asisten eksekutif
  • Pengalaman dengan Microsoft Office
  • Berorientasi pada detail
  • Keahlian komunikasi tertulis dan verbal yang kuat
  • Kemampuan untuk belajar dengan cepat dan beradaptasi dengan lingkungan yang bergerak cepat
  • Ijazah sekolah tinggi
  • Kemampuan untuk mengatur beban kerja harian berdasarkan prioritas
  • Harus dapat memenuhi tenggat waktu di lingkungan yang cepat berubah dengan cepat
  • Pendekatan proaktif untuk pemecahan masalah dengan keterampilan pengambilan keputusan yang kuat
  • Keahlian komunikasi verbal dan tertulis tingkat profesional

Urbanhire adalah Platform Rekrutmen terkemuka di Indonesia. Untuk klien, kami membantu dengan menyediakan teknologi ATS (Applicants Tracking System), posting job ke platform multi-channel dan online assessment. Saat ini Urbanhire berpartner dengan LinkedIn untuk Employer BrandingAON untuk Online Assessment, dan Video Interview.

Sebagai salah satu layanan kami, kami memungkinkan Klien kami untuk mendistribusikan pekerjaan mereka ke beberapa portal melalui platform kami dan telah bermitra dengan portal dan agregator seperti Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo dan lainnya.

Executive Assistant Job Description Template

Job brief:

An executive assistant is commonly found answering phones, screening visitors, making travel arrangements, preparing reports, filing and organizing documents, recording meeting minutes, and performing basic bookkeeping tasks.

Executive Assistant is supporting executive team. You will manage mostly business related tasks for the team such as creating reports, organizing travel and accommodation, taking minutes, and other organizational tasks. To do this role properly you should have a detailed understanding of the full Microsoft Office suite, be extremely fast at solving problems and have experience as an executive or administration assistant in the past.

An executive assistant will serve as the right hand to high-level executives in the company. The executive assistant takes on responsibilities beyond filing and organizational work.An executive assistant’s responsibilities vary according to whom they are assisting. They may be in charge of scheduling, booking travel, incoming and outgoing communication and other tasks as needed.

They often conduct research and prepare reports that influence company policy. These responsibilities mean that executive assistants must thoroughly understand their employer’s work. As a result, these workers can also act as a liaison between the executive and the rest of the clerical staff.

Responsibilities:

  • Answers phones, sets up appointments and maintains calendar accurately
  • Prepares correspondence
  • Takes dictations quickly and accurately
  • Creates and maintains filing systems and databases
  • Organizes travel arrangements when necessary
  • Manages, procures, and maintains office supplies
  • Prepares and submits expense reports
  • Plans any events, meetings, or luncheons
  • Maintains office facilities
  • Works closely with executives on projects
  • Completes all projects and special assignments by establishing objectives and priorities, maintaining
  • cooperation, monitoring progress, and bringing to completion

Qualifications:

  • Experience worked as an assistant or executive assistant
  • Experience with Microsoft Office
  • Highly detail-oriented
  • Strong written and verbal communication skills
  • Ability to learn quickly and adapt to a fast-moving environment
  • High school diploma.
  • Ability to organize a daily workload by priorities.
  • Must be able to meet deadlines in a fast-paced quickly changing environment.
  • A proactive approach to problem-solving with strong decision-making skills.
  • Professional level verbal and written communications skills.

 

Urbanhire is the leading Recruiting Platform in Indonesia. For our clients, we help by providing technology ATS (Applicants Tracking System). We are also partner of LinkedIn, AON for Online Assessment, and video interview.

As one of our services, we enable our Clients to distribute their job to multiple portals through our platform and have been partnering with portals and aggregators such as Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo and others.


POST THIS SENIOR ACCOUNTANT JOB AD 5+ FREE JOB BOARDS WITH ONE SUBMISSION