Urbanhire Jobseeker

3 Tips Mengatur Jadwal Interview Yang Efektif

28

Oct 2019

Urbanhire – Interview dan mengatur jadwal interview merupakan tahap yang sangat penting dalam sistem perekrutan suatu perusahaan. Melalui tahap ini, tim perekrutan akan menyeleksi sekaligus menjaring kandidat yang paling sesuai untuk mengisi kekosongan posisi di perusahaan tersebut. Karena terkadang interview membutuhkan waktu yang lama. 

Padahal di sisi lain, tim rekrutmen memiliki kesibukan lain yang juga memerlukan waktu. Sedangkan tahap interview tidak sebatas mewawancarai para kandidat dengan rentetan pertanyaan saja. Tetapi ada proses pertimbangan setelahnya yang tidak kalah butuh waktu lama. Sehingga dalam hal ini dibutuhkan penjadwalan interview yang efektif untuk efisiensi waktu. 

Jika Anda menjadi bagian dari tim rekrutmen dan tengah mengatur jadwal interview maka simak tips mengatur jadwal interview yang efektif berikut ini

Batasi Daftar Wawancara Perusahaan

Terkadang tim rekrutmen hanya melihat berkas pelamar sekilas saja dan tidak membacanya dengan jeli. Akibatnya banyak kandidat yang diundang untuk mengikuti sesi interview pada hari yang sama. Hal ini jelas sangat membuat Anda dan tim merasa kelelahan dan bingung menentukan kandidat mana yang tepat ke depannya.

Solusinya adalah Anda dan tim harus mempertimbangkan dengan baik seperti membaca CV dengan detail dan kelengkapan berkas pelamar. Seperti kartu identitas, sertifikat pelatihan atau penghargaan, ijazah dan tentu saja surat lamaran. Cocokkanlah mana yang paling sesuai dengan kualifikasi posisi yang sedang Anda dibutuhkan.

Pada umumnya sebelum sesi interview, dilakukan seleksi tertulis seperti psikotes dan pengetahuan umum. Pertimbangkan pula jawaban dari para pelamar pada tahap ini. Usahakan membatasi daftar kandidat yang masuk ke sesi interview agar tidak memakan banyak waktu. Pilihlah yang paling Anda dan tim anggap paling sesuai.

Untuk lebih efektif lagi, saat ini hadir berbagai platform perekrutan berbasis online. Bukan hanya sekedar memberikan informasi lowongan pekerjaan, beberapa platform bahkan bisa mempermudah proses perekrutan seperti Urbanhire yang dapat mengatur jadwal interview .

Jika Anda inginkan, online assessment juga dapat diadakan secara online melalui platform loker tersebut. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat waktu dan ruang untuk menyeleksi kandidat pada tahap pertama.

Koordinasi dan Konsolidasi

Pada umumnya proses penjadwalan interview dilakukan secara manual. Cara ini rawan kesalahan, terutama bila lowongan yang dibuka oleh perusahaan lebih dari satu. Bukan tidak mungkin akan terjadi jadwal yang tumpang tindih. Bahkan bisa jadi ada kandidat yang memenuhi syarat tapi terlewatkan.

Hal itu dapat dihindari dengan koordinasi antara tim perekrut, manajer dan eksekutif yang bertanggung jawab terhadap penerimaan anggota baru. Koordinasi dibutuhkan untuk menyamakan persepsi dan langkah rekrutmen yang harus ditempuh. Serta pembagian tugas dan pembatasan waktu yang jelas. Oleh karena itu, sangat penting untuk berkoordinasi dari jauh-jauh hari sebelum mengiklankan pekerjaan dari perusahaan Anda dan menerima lamaran.

Menjaga Komunikasi 

Beberapa perusahaan memiliki jeda waktu yang sangat lama antara batas penerimaan surat lamaran dengan sesi interview atau antara seleksi tertulis dengan sesi interview. Sehingga menimbulkan kebingungan dan keraguan pada kandidat. Tak jarang ada yang sudah bekerja di tempat lain ketika dihubungi untuk sesi interview.

Sebaiknya buatlah jadwal rekrutmen yang terperinci dan pastikan itu diketahui oleh kandidat yang telah mengirimkan aplikasinya. Sebagai contoh, dalam informasi lowongan CPNS atau PPPK selalu menyertakan informasi terkait jadwal rekrutmen. Sehingga kandidat tidak ragu dan tidak bertanya-tanya bahkan jika tanpa ada konfirmasi dari perusahaan. Intinya adalah perusahaan harus mampu menjaga komunikasi dengan pelamar atau kandidat sehingga mereka akan merasa bahwa perusahaan menjaga dan menghargai mereka. 

Semua strategi perekrutan akan berjalan dengan baik jika Anda memiliki tim perekrutan yang baik. Dengan adanya tim khusus perekrutan akan tercipta kolaborasi tim dengan ahli masing-masing dalam ruang lingkup perusahaan yang nyaman dan kondusif. Ada 5 strategi penting untuk membangun tim perekrutan. Untuk detailnya Anda dapat membaca artikel Saatnya Membangun Tim Perekrutan yang Anda Impikan

Urbanhire sebagai Recruitment Platform yang mengembangkan Applicant Tracking System (ATS) memiliki fitur Collaborative Team Hiring yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah proses perekrutan di perusahaan Anda bersama dengan tim HR Anda.