Urbanhire Jobseeker

Membangun Fungsi HR Berbasis Data

5

Jul 2019

Blog

Urbanhire – Apakah Anda sudah mengetahui perihal HR berbasis data? Jika sudah, tidak menutup kemungkinan Anda bekerja atau berkegiatan di bidang yang sama. Pasalnya, semua perusahaan, kantor, atau tempat usaha baik yang berskala kecil, menengah, maupun besar sangat membutuhkannya. Dengan begitu, Anda pun mengetahui perihal tersebut lebih dekat karena hampir setiap hari berkecimpung di dalamnya, alias bekerja di bidangnya. Sementara itu, Anda yang belum mengetahuinya tidak ada salahnya membaca tulisan ini hingga tuntas karena akan membahasnya lebih detail. Anda mungkin tidak berkegiatan atau bekerja di bidang tersebut. Minimal mendapatkan informasi yang siapa tahu di kemudian hari bermanfaat serta menambah pengetahuan.

Human Resources disingkat HR juga dapat diartikan sumberdaya manusia (SDM). Sumberdaya yang terdiri atas sekumpulan orang-orang dengan skill atau keahlian serta kemampuan tertentu di bidang khusus. Orang-orang tersebut memang sudah dipersiapkan secara kuantitas maupun kualitas di bidang yang digelutinya. Tujuannya adalah mampu bekerja dengan sebaik-baiknya dengan hasil kerja maksimal dan tidak mengecewakan. Berbicara mengenai SDM dewasa ini memang sangat berkaitan dengan kebutuhan kerja yang semakin meningkat, baik secara kuantitas maupun kualitas. Secara kuantitas, jumlah SDM yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu semakin meningkat. Begitu juga secara kualitas, keahlian para pekerjanya dituntut semakin meningkat. Oleh karena itu, tidak heran persaingan SDM yang dibutuhkan pekerjaan semakin sengit. Mereka yang memenuhi kriteria pasar pasti akan cepat terserap di bidang pekerjaannya masing-masing. Sementara SDM yang sulit atau tidak bisa memenuhi kriteria pasar, mereka akan tersingkir dengan sendirinya karena kalah bersaing.

Lalu, apa hubungannya dengan HR berbasis data? Perlu Anda ketahui bahwa tiap perusahaan atau kantor hampir setiap tahun selalu membuka lowongan pekerjaan. Pasalnya, mereka sangat membutuhkan para pekerja yang memenuhi kriteria seperti yang diingikan. Kriteria tersebut sangat dekat dengan keahlian yang dibutuhkan. Perusahaan lebih baik memilih mempekerjakan SDM atau orang-orang yang sudah memiliki keahlian dasar seperti bidang yang digeluti. Selanjutnya, mereka tinggal dilatih sebentar agar keahliannya menjadi lebih baik dan siap dipekerjakan. Perusahaan tak mau memilih SDM yang tanpa keahlian seperti yang diinginkan. Bisa saja mereka direkrut, tetapi pelatihannya lebih lama. Hal tersebut tentu saja tidak efektif bagi perusahaan. Maka dari itu, perusahaan harus mampu bergerak cepat dalam rangka mencari orang-orang yang kompeten di bidang yang dibutuhkannya. Salah satu caranya adalah menggali informasi dari basis data yang dimilikinya.

Bagi perusahaan besar, tentu memiliki basis data SDM yang lengkap berisi informasi dari semua pekerja yang bekerja di situ, baik yang sudah pernah bekerja maupun yang sudah keluar. Nah, bagian SDM bisa menggali informasinya dari data-data yang dimilikinya. Sebagai contoh, sebuah perusahaan penerbitan buku dan majalah yang sangat membutuhkan beberapa layouter naskah. Mereka membuka lowongan pekerjaan di media massa, tetapi belum membuahkan hasil. Solusi alternatif yang bisa dilakukan, yaitu mencari kenalan atau teman dari para layouter yang sudah bekerja di penerbitan tersebut. Siapa tahu ada di antara layouter tersebut memiliki sesama teman yang juga jago me-layout naskah. Oleh karena, perlu ditanya dan didata sedetail mungkin. Terutama untuk alamat tempat tinggalnya serta nomor telepon atau sejenisnya yang bisa dihubungi. Semua data bisa dimasukkan ke dalam basis data secara komputerisasi.

Selanjutnya, pihak SDM akan menghubungi mereka yang layak seperti informasi yang sudah digali. Mungkin tidak membuahkan hasil sama sekali karena alasan tertentu. Misalnya, mereka sudah bekerja di perusahaan penerbitan lain, bekerja freelance sendiri di rumah, atau alasan lainnya. Namun demikian, tidak ada salahnya dicoba karena bisa saja ada yang berminat untuk menjadi layouter dengan iming-iming nominal gaji tertentu. Jadi, semua data tentang karyawan, SDM, dan calon pekerja tersebut dimasukkan ke dalam basis data akan selalu tersimpan untuk selamanya. Bukan tidak mungkin sewaktu-waktu dibutuhkan lagi, sehingga cukup melihat basis datanya saja yang sudah tersimpan. Itulah salah satu contoh pengaplikasian HR berbasis data yang sebenarnya tiap perusahaan membutuhkannya sekarang. Tidak peduli perusahaan kecil, menengah, atau sedang berkembang. Apalagi perusahaan besar yang sudah pasti membutuhkannya.

Lalu, apa yang dibutuhkan untuk bisa mengaplikasikan HR berbasis data? Secara umum, ada dua hal yang dibutuhkan. Pertama, SDM atau pekerja yang berkeahlian di bidang tersebut. Kedua, perangkat komputer lengkap untuk memasukkan sekaligus menyimpan basis datanya. Pembahasan dimulai dari pekerja yang berkompeten di bidangnya. Dalam arti, bidang SDM perusahaan yang di dalamnya akan selalu bertemu serta mengurusi para karyawan yang bekerja di perusahaan tertentu. Keahlian bekerja saja belum cukup karena juga harus didukung dengan keahlian mengaplikasikan komputer. Hal itu dikarenakan pekerja di bidang SDM ini nantinya juga dituntut untuk mampu memasukkan data dan informasi secara komputerisasi agar bisa disimpan di basis data. Dengan kata lain, mereka tidak hanya bekerja dengan alat tulis dan membangun komunikasi saja. Namun, mereka juga harus bisa mengaplikasikan komputer disesuaikan dengan tugas pekerjaannya sehari-hari. Seperangkat komputer lengkap harus disediakan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari mereka yang bekerja di bidang SDM. Ada beberapa software atau perangkat lunak komputer yang bisa digunakan mereka. Maka dari itu, komputernya harus sudah terinstal dan terprogram beberapa software tersebut agar pekerjaan bisa berjalan lancar. 

Itulah dua hal penting yang dibutuhkan untuk bisa mengaplikasikan HR berbasis data. Urbanhire sebagai Recruitment Platform dapat Anda gunakan untuk membangun fungsi HR berbasis data di perusahaan Anda. Dengan sistem Cloud, Urbanhire dapat menyimpan ribuan CV dari pelamar dan menyimpan semua data yang ada di profil pelamar maupun komentar dari sesama HR di dashboard Urbanhire.