Merancang dan Mengelola Employee Referral Program yang Sukses

| employer-resources recruitment-hacks

by Urbanhire

Urbanhire Employee referral program merupakan sebuah strategi perekrutan dimana sebuah perusahaan mendorong para karyawannya melalui sebuah penghargaan, dan untuk bisa mendapatkan kandidat yang memenuhi persyaratan tersebut. Hal tersebut merupakan sebuah strategi yang bisa dibilang sangat populer karena perusahaan sudah lama tahu jika program tersebut akan membuat kinerja karyawan menjadi lebih baik. Program ini sendiri juga bertujuan untuk mengembangkan perusahaan. 

Selama beberapa tahun terakhir sekitar 28 sampai 30 persen karyawan baru yang ada di dalam sebuah perusahaan berasal dari referensi karyawan. Salah satu alasannya adalah lebih hemat biaya rekrutmen serta meningkatkan pengembalian investasi atas fugsi dari rekrutmen. Selain itu program ini juga merubah semua karyawan sebuah perusahaan menjadi perekrut. Program ini juga merupakan sebuah cara yang cukup efektif untuk bisa memperoleh bakat baru. Di dalam merancang program ini secara sukses, maka terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan. Dan berikut adalah langkah – langkah yang perlu Anda perhatikan:

Menentukan Tujuan Dan Strategi Program

Untuk langkah pertama adalah menentukan tujuan dari strategi serta hasil yang diharapkan dari program tersebut. Dalam artian sebuah perusahaan harus menentukan alasan mereka membutuhkan sebuah program referensi karyawan terlebih dulu. Apa tujuannya dan bagaimana strategi jangka panjang serta jangka pendek yang akan dipenuhi dengan program ini. Karena identifikasi tujuan strategi serta hasil yang mana diantisipasi dari employee referral program tersebut sejak awal akan membantu untuk mengatur setiap tahap saat program tersebut dikembangkan serta membantu untuk mengumpulkan dukungan dari pemimpin senior untuk program itu sendiri.

Sebuah perusahaan menjalankan program ini tentu saja memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai. Adapun beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

  • Meningkatkan kualitas atau kinerja dari karyawan.
  • Meningkatkan retensi dari karyawan baru.
  • Meningkatkan moral karyawan.
  • Meningkatkan kecocokan budaya dari seorang karyawan baru. Sehingga dapat mengurangi pergantian dan juga penyederhanaan orientasi.

Sedangkan hasil yang bisa didapatkan dari menjalankan program ini untuk sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

  • Menurunkan biaya perekrutan secara keseluruhan.
  • Mengurangi waktu untuk merekrut kandidat dari luar perusahaan.
  • Memperdalam kualitas dari para pelamar potensial.

Merancang Proses dan Aturannya

Kemudian langkah yang kedua adalah merancang proses serta aturan dari partisipasi. Dalam artian program ini sendiri memang harus dirancang agar bisa lebih cepat dan sederhana. Untuk bisa memulainya, maka perusahaan harus mengembangkan formulir standar untuk para karyawan yang membuat rujukan untuk diserahkan melalui internet, email maupun salinan kertas. Formulirnya sendiri juga harus memiliki informasi yang cukup untuk bisa mengidentifikasi karyawan tersebut, kemudian calon rujukan. SDM nantinya bisa menggunakan sistem pelacakan dari pelamar maupun lembar kerja Excel secara sederhana. Mulai dari tanggal referensi dan juga kontak pelamar sampai kaputusan perekrutan tersebut. Setelah keputusan dibuat, maka metode pelacakannya harus menunjukkan jumlah hadiah serta tanggal jatuh tempo dengan asumsi semua kriteria rencana terpenuhi.

Untuk bisa memaksimalkan dan juga mengelola employee referral program tersebut, beberapa perusahaan beralih ke media sosial. Karena dapat memperluas jangkauan dari karyawan yang merujuk dengan mantan rekan kerja, kemudian rekan profesional ataupun teman – teman sebelumnya. Selain itu profesional SDM juga harus bisa menentukan apakah rujukan dari bukan karyawan juga harus dihargai dengan tingkat yang sama dengan rujukan karyawan.

Merancang Penghargaan yang Mendorong Partisipasi Karyawan

Lalu langkah berikutnya adalah merancang reward yang mana nantinya akan mendorong partisipasi dari karyawan. Sebuah perusahaan mempunyai sejumlah cara untuk bisa memberikan suatu penghargaan untuk para karyawan karena sudah merujuk calon yang akan menjadi karyawan baru yang sukses. Dan sebagian besar dari perusahaan menawarkan beberapa bonus maupun pilihan lain seperti berikut:

  • Sebuah hari libur ekstra dengan gaji.
  • Poin dari karyawan yang dapat ditukar dengan suatu hadiah.
  • Sebuah hadiah.
  • Suatu kelayakan untuk bisa berpartisipasi di dalam undian untuk suatu hadiah yang berharga.
  • Pengakuan dari buletin perusahaan maupun pada saat rapat staf.

Membangun Fitur yang Dapat Memaksimalkan Program

Selain itu untuk langkah yang terakhir adalah membangun fitur untuk bisa memaksimalkan employee referral program itu sendiri. Dalam artian untuk bisa memaksimalkan sebuah program tersebut, perusahaan bisa mencoba untuk mempertimbangkan memasukkan beberapa hal seperti berikut ini di dalam rencana programnya: 

  • Selalu menerima rujukan meskipun sekarang ini tidak ada lowongan. Hal ini memang sangat penting untuk mendapatkan posisi yang sulit untuk diisi. Mungkin saja tidak terdapat pembukaan pada bagian IT, namun jika seorang karyawan tahu ada seseorang yang mungkin saja cocok, maka pihak perusahaan harus mencoba menerima referensi tersebut. Calon yang dimaksud tentu saja potensial harus diberi tahu jika tidak terdapat lowongan. Namun resume-nya akan tetap disimpan selama periode waktu yang sudah ditentukan oleh perusaahaan.
  • Kemudian berkomunikasi secara transparan tentang status referensi mereka.
  • Lalu memberikan umpan balik kepada karyawan tentang mengapa rujukan tertentu baik ataupun buruk. Dimana dengan tujuan meningkatkan keterampilan rujukan mereka pada masa depan.
  • Selanjutnya pastikan jika perekrut tersebut didorong untuk bisa menghubungi rujukan karyawan dan juga mereka tidak merasa jika menemukan seorang kandidat mereka sendiri akan jauh lebih mencerminkan kinerja dari mereka.
  • Komunikasi yang tetap terbuka.

Jadi itulah beberapa langkah yang bisa dilakukan dalam menjalankan employee referral program secara efektif. Dengan demikian tentu saja perusahaan nantinya juga akan mendapatkan keuntungan. Dimana bisa memperoleh SDM yang benar – benar berkompetensi di bidangnya masing – masing secara lebih hemat.

Urbanhire sebagai End-to-End Recruitment Platform memberikan fitur Employee Referral Program yang dapat digunakan oleh para perekrut untuk mendapatkan kandidat dengan rujukan dari karyawan internal dalam perusahaan.