Urbanhire Jobseeker

Office Administration Manager Job Description Template

29

Sep 2016

Template Deskripsi Kerja Office Administration Manager

Objektif:

Peran seorang Manajer Administrasi adalah untuk mengawasi operasi administrasi suatu bisnis. Mereka bertanggung jawab atas fungsi departemen sehari-hari serta mengawasi dan mendukung staf. Judul lain yang umum untuk profesi ini adalah Manajer Administratif.

Manajer Administrasi mengawasi staf administrasi dan melapor kepada manajer umum atau manajer bisnis, menjadikan mereka pejabat tingkat manajemen menengah. Juga bertanggung jawab untuk memilih vendor kantor dan mengawasi proses pembelian, mengarahkan ruang surat dan staf pemeliharaan, dan mengoordinasikan pemeriksaan keselamatan gedung reguler dan pelatihan ergonomi untuk staf.

Manajer Administrasi memiliki banyak tugas dan tanggung jawab. Meskipun posisi tertentu akan menentukan upaya Manajer Administrasi, ada beberapa tanggung jawab utama yang umum untuk pekerjaan ini. Tinjauan daftar pekerjaan saat ini mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab utama berikut.

Tanggung jawab:

  • Semua tugas administrasi termasuk memproses pos, pemindaian, pencarian, pengindeksan, pengarsipan, dan pengarsipan
  • Pimpin, motivasi, dan mengawasi tim-tim yang berbeda
  • Identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan untuk tim
  • Mengawasi, mengatur, memprioritaskan, dan meningkatkan alur kerja untuk tim
  • Pantau kinerja tim Anda dan berikan umpan balik dan dukungan
  • Menanggapi pertanyaan klien
  • Menangani dengan cepat dan efektif semua korespondensi dan panggilan telepon
  • Identifikasi, laksanakan, dan kembangkan proses kerja
  • Patuhi prosedur kerahasiaan dan persyaratan perlindungan data setiap saat
  • Menjaga staf administrasi dengan merekrut, memilih, mengarahkan, dan melatih karyawan; memelihara lingkungan kerja yang aman dan terjamin; mengembangkan peluang pertumbuhan pribadi
  • Mencapai hasil staf dengan mengomunikasikan harapan kerja; perencanaan, pemantauan, dan penilaian hasil pekerjaan; pembinaan, konseling, dan pendisiplinan karyawan; memulai, mengoordinasi, dan menegakkan sistem, kebijakan, dan prosedur
  • Menyediakan persediaan dengan mengidentifikasi kebutuhan untuk penerimaan, switchboard, ruang surat, dan dapur; menetapkan kebijakan, prosedur, dan jadwal kerja
  • Menyediakan sistem komunikasi dengan mengidentifikasi kebutuhan; mengevaluasi opsi; memelihara peralatan; menyetujui faktur
  • Membeli bahan dan formulir tercetak dengan mendapatkan persyaratan; harga negosiasi, kualitas, dan pengiriman; menyetujui faktur
  • Menyelesaikan proyek khusus dengan mengatur dan mengoordinasikan informasi dan persyaratan; perencanaan, pengaturan, dan jadwal pertemuan; hasil pemantauan

Persyaratan:

  • Pengalaman yang terbukti sebagai manajer administrasi
  • Pemahaman mendalam tentang prosedur manajemen kantor dan kebijakan departemen dan hukum
  • Keakraban dengan prinsip-prinsip manajemen keuangan dan fasilitas
  • Mahir dalam MS Office
  • Pikiran analitis dengan keterampilan memecahkan masalah
  • Kemampuan berorganisasi dan multitasking yang luar biasa
  • Seorang pemain tim dengan keterampilan kepemimpinan
  • BSc / BA di bidang administrasi bisnis atau bidang relatif

Urbanhire adalah Platform Rekrutmen terkemuka di Indonesia. Untuk klien, kami membantu dengan menyediakan teknologi ATS (Applicants Tracking System), posting job ke platform multi-channel dan online assessment. Saat ini Urbanhire berpartner dengan LinkedIn untuk Employer BrandingAON untuk Online Assessment, dan Video Interview.

Sebagai salah satu layanan kami, kami memungkinkan Klien kami untuk mendistribusikan pekerjaan mereka ke beberapa portal melalui platform kami dan telah bermitra dengan portal dan agregator seperti Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo dan lainnya.

Office Administration Manager Job Description Template

Objective:

An Administration Manager’s role is to oversee the administrative operations of a business. They are in charge of the department’s day-to-day functions as well as supervising and supporting staff. Another title common to the profession is Administrative Manager.

Administration Managers supervise administrative staff and report to a general manager or business manager, making them middle-management level officers. Also to be responsible for selecting office vendors and supervising purchasing processes, directing mail room and maintenance staff, and coordinating regular building safety checks and ergonomics training for staff.

An Administration Manager has many duties and responsibilities. Although specific positions will dictate an Administration Manager’s undertakings, there are several primary responsibilities common to this occupation. A review of current job listings identified the following main tasks and responsibilities.

Responsibilities:

  • All administration duties including processing post, scanning, searches, indexing, filing and archiving
  • Lead, motivate and supervised different teams
  • Identify training and development needs for the teams
  • Supervise, organize, prioritize and improve the work flow for the teams
  • Monitor your teams performance and provide feedback and support
  • Respond to client queries
  • Deal promptly and effectively with all correspondence and telephone calls
  • Identify, implement and develop work processes
  • Adhere to confidentiality procedures and data protection requirements at all times
  • Maintains administrative staff by recruiting, selecting, orienting, and training employees; maintaining a safe and secure work environment; developing personal growth opportunities
  • Accomplishes staff results by communicating job expectations; planning, monitoring, and appraising job results; coaching, counseling, and disciplining employees; initiating, coordinating, and enforcing systems, policies, and procedures
  • Provides supplies by identifying needs for reception, switchboard, mail room, and kitchen; establishing policies, procedures, and work schedules
  • Provides communication systems by identifying needs; evaluating options; maintaining equipment; approving invoices
  • Purchases printed materials and forms by obtaining requirements; negotiating price, quality, and delivery; approving invoices
  • Completes special projects by organizing and coordinating information and requirements; planning, arranging, and meeting schedules; monitoring results

Requirements:

  • Proven experience as administration manager
  • In-depth understanding of office management procedures and departmental and legal policies
  • Familiarity with financial and facilities management principles
  • Proficient in MS Office
  • An analytical mind with problem-solving skills
  • Excellent organizational and multitasking abilities
  • A team player with leadership skills
  • BSc/BA in business administration or relative field

Urbanhire is the leading Recruiting Platform in Indonesia. For our clients, we help by providing technology ATS (Applicants Tracking System). We are also partner of LinkedIn, AON for Online Assessment, and video interview.

As one of our services, we enable our Clients to distribute their job to multiple portals through our platform and have been partnering with portals and aggregators such as Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo and others.