Urbanhire Jobseeker

Personal Assistant Job Description Template

12

Sep 2016

Template Deskripsi Kerja Personal Assistant

Deskripsi pekerjaan

Setiap manajer atau direktur yang sukses memiliki Personal Assistant (PA) yang efisien yang bekerja tanpa lelah di latar belakang. Sebagai seorang PA, Anda diharapkan untuk berkolaborasi dengan anggota-anggota organisasi tingkat tinggi. Biasanya, Anda akan ditugaskan ke satu orang (biasanya seorang manajer, eksekutif atau direktur) dan bertanggung jawab untuk menangani tugas administrasi dan kesekretariatan.

Namun, jangan menganggap itu sebagai “gopher role”. PA yang sukses harus mengetahui cara kerja seluruh organisasi bersama dengan maksud dan tujuannya. Ini adalah peran penting karena manajer mengharapkan Anda untuk menangani masalah saat dia pergi. Jika Anda menyukai gagasan untuk menjadi roda penggerak penting dalam mesin perusahaan, teruslah membaca untuk melihat apakah pekerjaan Asisten Pribadi tepat untuk Anda.

Asisten pribadi bekerja untuk manajer dan eksekutif (atau kadang-kadang untuk individu dan keluarga yang kaya atau selebritas), melakukan berbagai tugas administratif. Asisten Pribadi untuk memberikan dukungan kesekretariatan dan administrasi yang dipersonalisasi secara teratur dan tepat waktu. Anda akan bekerja atas dasar satu-ke-satu pada berbagai tugas yang berkaitan dengan kehidupan kerja dan komunikasi manajer.

Tidak seperti administrator yang cenderung menjaga tim, asisten pribadi (PA) biasanya melakukan pekerjaan administrasi atas nama satu individu. Individu ini biasanya seorang manajer atau eksekutif dalam organisasi sektor komersial, nirlaba atau publik. Peran PA adalah untuk membebaskan waktu eksekutif dari pengorganisasian dan tugas-tugas administrasi sehingga mereka dapat menghabiskan waktu maksimum untuk tugas-tugas strategis.

Tanggung jawab:

  • Bertindak sebagai perantara kontak antara manajer dan klien internal / eksternal
  • Menyaring dan mengarahkan panggilan telepon dan mendistribusikan korespondensi
  •  Menangani permintaan dan pertanyaan dengan tepat
  • Kelola buku harian dan jadwalkan pertemuan serta janji temu
  • Buat pengaturan perjalanan
  • Mencatat dikte atau rangkuman rapat
  • Mengatur sumber perlengkapan kantor
  • Menghasilkan laporan, presentasi, dan brief
  • Merancang dan memelihara sistem pengarsipan kantor

Persyaratan:

  • Pengalaman kerja yang terbukti sebagai asisten pribadi
  • Pengetahuan tentang sistem dan prosedur manajemen kantor
  • MS Office dan kemahiran berbahasa Inggris
  • Keahlian manajemen organisasi dan waktu yang luar biasa
  • Terkini dengan gadget dan aplikasi kantor terbaru
  • Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dan memprioritaskan beban kerja harian
  • Keahlian komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
  • Kebijaksanaan dan kerahasiaan
  • Minimal lulusan SMA
  • Diploma atau sertifikasi PA akan dianggap sebagai keuntungan

Urbanhire adalah Platform Rekrutmen terkemuka di Indonesia. Untuk klien, kami membantu dengan menyediakan teknologi ATS (Applicants Tracking System), posting job ke platform multi-channel dan online assessment. Saat ini Urbanhire berpartner dengan LinkedIn untuk Employer BrandingAON untuk Online Assessment, dan Video Interview.

Sebagai salah satu layanan kami, kami memungkinkan Klien kami untuk mendistribusikan pekerjaan mereka ke beberapa portal melalui platform kami dan telah bermitra dengan portal dan agregator seperti Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo dan lainnya.

Personal Assistant Job Description Template

Job brief

Every successful manager or director has an efficient Personal Assistant (PA) that works tirelessly in the background. As a PA, you are expected to collaborate with high-ranking members of an organisation. Typically, you will be assigned to one person (usually a manager, executive or director) and are responsible for handling administrative and secretarial tasks.

Don’t assume it is a ‘gopher’ role, however. A successful PA must know the inner workings of the entire organisation along with its aims and objectives. It is an important role as the manager expects you to handle matters while he/she is away. If you like the idea of being a crucial cog in a company’s machinery, keep reading to see if the job of Personal Assistant is right for you.

Personal assistants work for managers and executives (or sometimes for wealthy or celebrity individuals and families), undertaking a variety of administrative tasks. Personal Assistant to provide personalized secretarial and administrative support in a well-organized and timely manner. You will work on a one-to-one basis on a variety of tasks related to manager’s working life and communication.

Unlike an administrator who tends to look after a team, a personal assistant (PA) typically carries out administrative work on behalf of one individual. This individual is usually a manager or executive in a commercial, not-for-profit or public sector organisation. The role of a PA is to free an executive’s time from organizing and administrative tasks so that they can spend maximum time on strategic tasks.

Responsibilities

  • Act as the point of contact between the manager and internal/external clients
  • Screen and direct phone calls and distribute correspondence
  • Handle requests and queries appropriately
  • Manage diary and schedule meetings and appointments
  • Make travel arrangements
  • Take dictation and minutes of meeting
  • Arrange source office supplies
  • Produce reports, presentations and briefs
  • Devise and maintain office filing system

Requirements

  • Proven work experience as a personal assistant
  • Knowledge of office management systems and procedures
  • MS Office and English proficiency
  • Outstanding organisational and time management skills
  • Up-to-date with latest office gadgets and applications
  • Ability to multitask and prioritize daily workload
  • Excellent verbal and written communications skills
  • Discretion and confidentiality
  • High School degree at least
  • PA diploma or certification would be considered an advantage

Urbanhire is the leading Recruiting Platform in Indonesia. For our clients, we help by providing technology ATS (Applicants Tracking System). We are also partner of LinkedIn, AON for Online Assessment, and video interview.

As one of our services, we enable our Clients to distribute their job to multiple portals through our platform and have been partnering with portals and aggregators such as Indeed, Linkedin, Glassdoor, Jooble, Jobtome, Neuvoo and others.


POST THIS PERSONAL ASSISTANT JOB AD 5+ FREE JOB BOARDS WITH ONE SUBMISSION